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KPIs – Kennzahlensysteme zum Controlling sinnvoll einsetzen

Controlling – Kennzahlensysteme sinnvoll einsetzen

Als Key Performance Indicators, kurz KPIs, bezeichnet man Kennzahlen, die den Erfolg bzw. die Leistung eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines bestimmten Projekts abbilden. Diese Schlüsselkennzahlen sollen der Geschäftsleitung einfach und übersichtlich Auskunft über den Stand oder Fortschritt von Steuerungsgrößen geben und sind damit Basis für das Controlling.

In größeren Unternehmen sind KPIs an der Tagesordnung und ganze Abteilung beschäftigen sich damit, diese Zahlen zu erheben, aufzubereiten und zu interpretieren. Doch auch bei kleinen und mittelgroßen Betrieben ist der maßvolle Einsatz von KPIs in der Unternehmenssteuerung sinnvoll. In diesem Artikel zeigen wir auf, welche Kennzahlen einen guten Einstieg darstellen können und wie man sie als Steuerungsinstrument implementiert.

Den richtigen Einstieg finden

Kennzahlen kann man zu so ziemlich jedem Thema berechnen. Oft kann man auch sehr viele Kennzahlen zu einem sehr unwichtigen Thema berechnen. Genau dies gilt es zu vermeiden, daher steht vor dem Rechnen die Planung:

Was möchte ich messen?

Wie kann ich es messen?

Beispiel:

Wenn ich als Geschäftsführer oder Leiter Finanzen zum Beispiel wissen möchte, wie profitabel mein Unternehmen arbeitet, dann überlege ich mir zunächst welche Zahl mir darüber am besten Auskunft geben kann. Für die operative Profitabilität könnte die EBIT Marge eine nützliche Kennziffer sein, die sich aus dem Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT = Earnings Before Interest & Tax) und dem Umsatz ergibt:

EBIT-Marge =

Die zur Berechnung notwendigen Zahlen kann ich der monatlichen BWA entnehmen, die ich von meinem Steuerberater bekomme. Auf Jahresbasis kann ich die Werte in der Gewinn- und Verlustrechnung des Jahresabschlusses finden.

Genau so gehe ich nun bei allen weiteren Messgrößen vor. Was möchte ich messen und wie kann ich es messen? Dabei sind die Kennzahlen immer ganz vom Einsatzzweck abhängig, wobei in kleinen und mittelständischen Unternehmen der Fokus in der Regel auf den Finanz-KPIs liegt, zu denen auch die im Beispiel dargestellte EBIT-Marge zählt.

Welche KPIs sind sinnvoll?

Wie schon erwähnt hängt die zu nutzende Kennziffer davon ab, was gemessen werden soll. Die Einsatzgebiete sind extrem vielfältig und reichen von vertrieblichen Auswertungen über Kennzahlen für das Personalmanagement bis hin zum Einkauf, Service und Support. Um einen Überblick über den Erfolg und die Entwicklungen im gesamten Unternehmen zu bekommen sind für den Einstieg die Finanz-KPIs ideal. Diese lassen sich in grob unterteilen für die Messung von Kosten, Erfolg und Liquidität:

Kosten-KPIs

Je nach Branche wird hier eine bestimmte Kostenart durch den Umsatz geteilt. Somit wird berechnet, wieviel Prozent des Umsatzes für den entsprechenden Kostenblock verbraucht werden.

In Dienstleistungsunternehmen machen Personalkosten einen Großteil der Gesamtkosten aus. Hier ist die Personalkostenquote also eine wichtige Kennzahl:

Personalkostenquote =

Im produzierenden Gewerbe kommt der Materialeinsatz und die damit verbundenen Kosten dazu. Analog zur Personalkostenquote lässt sich die Materialkostenquote folgendermaßen berechnen:

Materialkostenquote =

Erfolgs-KPIs

Es gibt Situationen, in denen der Erfolg eines Vorhabens mit absoluten Umsatzwerten gemessen werden kann, beispielsweise bei der Einführung eines neuen Produkts. Hier lässt sich allein aus dem Umsatz ablesen, wie gut das Produkt im Markt angenommen wird.

In der Regel ist es jedoch wichtiger, die Umsatz- mit der Kostenseite zu verknüpfen. Dabei werden meist diese KPIs genutzt:

Umsatzrentabilität=

Die Umsatzrentabilität drückt aus, wieviel Prozent vom Umsatz nach Abzug sämtlicher Kosten (inklusive Abschreibungen, Rückstellungen, Zinsaufwendungen usw.) und Steuern als Gewinn übrigbleiben.

EBITDA-Marge=

Im Gegensatz zur Umsatzrentabilität zeigt die EBITDA-Marge den operativen Erfolg des Unternehmens. Zinsen, Steuern und Abschreibungen sagen nicht direkt etwas darüber aus, ob eine Firma wirtschaftlich erfolgreich gearbeitet hat. Deshalb werden sie bei der EBITDA-Marge auf der Ertragsseite auch ausgeblendet. Dies ermöglicht einen Vergleich zwischen Unternehmen mit unterschiedlicher Kapitalstruktur (Eigenkapital / Fremdkapital) und unterschiedlich hohem Sachanlagenaufwand (Abschreibungen).

EBIT-Marge=

Bei der EBIT-Marge werden im Vergleich zur EBITDA-Marge die Abschreibungen als Kosten berücksichtigt.

Liquiditäts-KPIs

Der aktuelle Kassenbestand allein sagt nichts über die Liquiditätssituation meines Unternehmens aus. Bei dieser Kennziffer ist aber ausnahmsweise nicht der Umsatz die Referenzgröße, sondern die Verbindlichkeiten der Firma.  Die einschlägige Literatur unterscheidet nach 3 Liquiditätsgraden:

Liquidität 1. Grades (Cash Ratio) =

Liquidität 2. Grades (Quick Ratio) =

Liquidität 3. Grades (Current Ratio) =

Verfügt mein Unternehmen über mehr Liquidität als es kurzfristige Verbindlichkeiten hat, ist alles in bester Ordnung. Der Grad der Liquidität zeigt mir, wie schnell und einfach ich auf die Mittel zugreifen kann, wobei die „Qualität“ der Liquidität 1. Grades am höchsten ist.

Wie nutze und interpretiere ich die Ergebnisse?

Alle Berechnungen sind nur so gut wie das, was man daraus macht.

Ist eine Personalkostenquote von 50% gut oder schlecht?

Ist eine EBIT-Marge von 10% angemessen?

Bei der Interpretation und Beurteilung der ermittelten Kennzahlen dürfen Äpfel nicht mit Birnen verglichen werden. Wenn ich ein Dienstleistungsunternehmen führe, dann ist eine Personalkostenquote von 60% vielleicht ein hervorragender Wert. In einem produzierenden Unternehmen könnte das eine Katastrophe sein.

Entscheidend ist also, wie ich die für mein Unternehmen kalkulierten Werte bewerten kann. Und dabei hilft es mir, wenn ich mich mit meinen direkten Wettbewerbern vergleiche. Die meisten Kapitalgesellschaften veröffentlichen Ihre Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger unter www.bundesanzeiger.de.

1. Erstellen Sie sich eine Liste mit ihren unmittelbaren Wettbewerbern.

2. Besorgen Sie sich die Jahresabschlüsse dieser Wettbewerber, entweder über den Bundesanzeiger oder die Homepages der Unternehmen, falls verfügbar.

3. Berechnen Sie für alle Wettbewerber die relevanten KPIs.

4. Ermitteln Sie den Branchendurchschnitt für jede Kennzahl.

5. Vergleichen Sie! Wo stehen Sie besser, wo schlechter da?

KPIs helfen mir also herauszufinden, in welchen Bereichen andere Unternehmen aus meiner Branche etwas besser machen und bieten mir so die tolle Möglichkeit, zielgerichtet meine eigenen Prozesse und Abläufe zu analysieren und bei Bedarf zu optimieren.

Nehmen wir als einfaches Beispiel wieder die EBIT-Marge. Unsere identifizierten Wettbewerber haben im Durchschnitt eine EBIT Marge von 15%. Das beste Unternehmen liegt bei 21% und wir selbst bei 11%. Nun wollen wir herausfinden, in welchem Bereich die Konkurrenz uns einen Schritt voraus ist.

Zuerst schauen wir uns die größten Kostenblöcke unserer Branche an und ermitteln wieder die jeweilige Kennziffer. Meistens sind das die Personal- und Materialkostenquote. Wenn wir diese nun wieder mit dem Wettbewerb vergleichen und feststellen, dass wir bei den Materialkostenquote im guten Durchschnitt liegen, dann liegt unser Nachteil höchstwahrscheinlich bei den Personalkosten. Hier können wir uns nun also fragen:

Ist mein Vergütungssystem wettbewerbsfähig?

Ist meine Personalausstattung angemessen?

Letztlich kann der Grund für die unterdurchschnittliche Rentabilität aber auch über dem Bruchstrich liegen. Die absoluten Materialkosten sinken normalerweise, wenn mein Umsatz auch sinkt und ich meinen Einkauf darauf anpasse (und somit nicht für das Lager produziere). Bei Personalkosten ist diese Anpassung nicht ganz so einfach, sie sind mehr oder weniger fix. Und wenn dann der Umsatz sinkt, dann steigt die Personalkostenquote (%) wenn gleichzeitig die absoluten Personalkosten (€) weitestgehend unverändert bleiben.

Fazit

„Controlling“ wird gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen schnell mit dem Argument zur Seite geschoben, es sei zu aufwändig, komplex und damit auch zu teuer. Die vorgestellten Ansätze eines Kennzahlensystems, was nichts anderes als Controlling ist, sind aber für jede Unternehmensgröße geeignet. Oft ist nicht einmal die Anschaffung zusätzlicher Software erforderlich, da einfache Übersichten auch in Excel erstellt werden können. Und eben diese Übersichten helfen eben nicht nur bei der strategischen Weiterentwicklung des Unternehmens, sondern auch beim Erkennen von Unregelmäßigkeiten im Tagesgeschäft. Sie sind somit eine der einfachsten und günstigstes Möglichkeiten zur Vermeidung von unnötigen Risiken.